Por mais que o core business do seu negócio seja promover a saúde e bem-estar dos pacientes, a gestão de clínicas não deve ser vista como uma atividade secundária. Assim como qualquer empresa, as instituições de saúde também precisam de uma gestão eficiente para alcançar o crescimento e os resultados desejados.
Diante da complexidade das atividades que envolvem a rotina de uma clínica médica, a segmentação dos serviços de acordo com as competências de cada profissional se faz cada vez mais necessária.
Muitos médicos que têm suas próprias clínicas também atuam como gestores das mesmas, mas é preciso ter muita cautela para assumir essa função, sobretudo se o profissional for iniciante.
Como a formação médica não inclui noções de gestão, arriscar-se nessa área com pouco ou nenhum conhecimento aprofundado pode acabar trazendo surpresas desagradáveis. Em alguns casos, contar com um gestor profissional pode ser o melhor para garantir o sucesso da gestão de clínicas.
No entanto, é preciso conhecer sobre o assunto antes de decidir qual rumo tomar. Quer entender qual é o papel dos administradores e médicos na gestão de uma clínica? Continue a leitura e confira!
Índice
O que é gestão de clínicas?
Gestão é organizar e monitorar ações administrativas para obter os benefícios planejados e desejados. A fim de gerenciar uma clínica e alcançar os resultados almejados, a gestão envolve a estruturação de uma série de processos, ações de liderança e organização. Esse conjunto de ações é o que irá garantir o funcionamento adequado e contínuo da instituição de saúde
Visão estratégica, liderança, controle de estoque, fluxo financeiro e de várias demandas são atribuições de um gestor. O planejamento estratégico é o grande alicerce de uma gestão bem estruturada, afinal ele contribui para traçar metas a curto e longo prazo, visando o crescimento e fortalecimento da clínica perante o mercado.
Como se aplica?
De maneira geral, a gestão de clínicas compromete-se com metas preestabelecidas, como redução das perdas de materiais, controle financeiro e conquista e retenção de pacientes. É também uma forma de reduzir custos e promover o investimento de recursos de maneira estratégica a fim de aumentar o retorno financeiro.
Como a base de toda a gestão de clínicas, o planejamento estratégico ajuda na solução de demandas internas e externas, passando pelas relações humanas, tecnológicas e sociais. Por meio de um gestor profissional, a equipe terá uma referência, gerando bem-estar e aumentando a eficiência nas atividades de cada profissional.
Valorizar princípios e coordenar pessoas também entram no rol de atividades na gestão de clínicas. Afinal os colaboradores e médicos precisam estar sempre motivados e alinhados com o objetivo da instituição. Outro ponto que deve fazer parte da gestão é a introdução de sistemas de informação para melhorar o diálogo interno e a comunicação com os pacientes.
O que esperar de um gestor?
Enquanto médicos trabalham para salvar vidas, indicar e acompanhar tratamentos, os administradores de empresas aplicam conceitos de eficiência organizacional.
Ao contratar um gestor para sua clínica, é preciso ficar atento às principais características necessárias para o sucesso da função. Entre elas, podemos citar a visão estratégica, ou seja, a aplicação de projetos que estejam sintonizados com os objetivos financeiro e organizacional.
O profissional, seja médico ou administrador, precisa estar apto para avaliar situações, realizar novos investimentos e promover a redução de gastos. O planejamento é essencial nas atividades diárias, assim os imprevistos serão minimizados.
Liderar e inspirar pessoas são características que não podem fugir desse gestor, já que ele estará diante de muitas personalidades e talentos diferentes. É preciso ter engajamento para liderar a equipe.
Supervisionar a infraestrutura e garantir a segurança e a qualidade dos serviços executados também são funções do responsável pela gestão de clínicas. Todas essas funções implicam na necessidade de possuir competências técnicas e comportamentais para que seu trabalho seja realizado da melhor forma possível.
Confira algumas competências necessárias ao gestor:
- conhecimentos técnicos em administração;
- capacidade analítica;
- perfil alinhado a resultados;
- liderança;
- inteligência emocional;
- capacidade de tomar decisões;
- visão estratégica a longo prazo;
- compromisso social.
Quais serão os resultados da gestão de clínicas?
A gestão de clínicas é decisiva para obter ganhos em organização e eficiência nas atividades. A divisão das atividades direcionadas a cada profissional pode trazer melhores resultados.
Ou seja, o ideal é que os médicos se dediquem à sua atividade e contem com o apoio de especialistas em gestão para que estes cuidem de todos os processos gerenciais.
Quando os processos são claramente definidos, pacientes e colaboradores percebem mais organização. Trata-se, portanto, de uma forma de investir no bem-estar financeiro e na condução dos processos.
Com atividades bem alinhadas e com um gestor profissional, a clínica tende a ganhar uma melhor estruturação de todos os processos. Isso pode se refletir em maior visibilidade e reputação no mercado, contribuindo para a atração e fidelização de pacientes, maior rentabilidade e crescimento acelerado.
Quais erros atrapalham a gestão de uma clínica?
Além das boas práticas em todos os processos envolvidos na gestão de uma clínica, é necessário evitar alguns erros que podem comprometer a saúde financeira e os resultados de sua clínica. Conheça os principais:
Trabalhar sem metas de gestão
As metas são o que impulsiona qualquer empresa a crescer mais. Estabelecer metas faz parte de toda atividade profissional com fins lucrativos. Embora em uma clínica o objetivo seja promover a saúde e o bem-estar, caso não haja o retorno necessário nas receitas, sua continuidade ficará comprometida.
Nesse sentido, o que se pode fazer é relativamente simples e talvez nem exija grandes investimentos. Boas metas são estimar quantos pacientes podem ser conquistados em um dado período de tempo, quantos procedimentos cirúrgicos os médicos desejam realizar em um mês, qual o crescimento nas redes sociais que a clínica deseja conquistar, etc.
O mais importante é que as metas sejam realistas e adequadas ao porte da clínica. Afinal, não se pode querer que o local atenda a mil pacientes se a quantidade e capacidade dos profissionais é de, no máximo, 500, por exemplo.
Não ter controle financeiro adequado
A falta de controle nas finanças é uma das maiores causas mortis de empresas no Brasil. Clínicas médicas, mesmo que prestem um serviço essencial, estão igualmente sujeitas à falência.
É comum médicos que dividem seu tempo com a gestão não visualizarem claramente sobre o que é gasto pessoal e o que deve ser reservado exclusivamente para a clínica. Por isso, separar as finanças da clínica das pessoais é uma prática essencial para que você possa ter maior controle financeiro sobre todos os processos.
Não menos importante, deixar de lado o controle diário do fluxo de caixa também é decisivo e um dos maiores erros gerenciais que se pode cometer.
No controle financeiro, todos os gastos devem ser colocados na ponta do lápis, até os mais simples, como a compra de papel toalha para os banheiros, por exemplo. Como se pode perceber, são medidas relativamente simples, mas que, se negligenciadas, podem minar as finanças.
Os especialistas da E-Saúde criaram um guia financeiro para clínicas que contribui ainda mais com essa missão. Confira aqui.
Não investir no treinamento da equipe
Uma clínica não sobrevive sem um staff adequadamente preparado. Lidar com pacientes requer muito tato, paciência e capacidade para acolher pessoas.
Portanto, não basta apenas os médicos estarem preparados para atender bem. Recepcionistas, secretárias e até profissionais de apoio devem estar engajados com o bom atendimento.
Esse comprometimento dos profissionais só se conquista com treinamento e muita comunicação. Quando os colaboradores sabem exatamente o que se espera deles, há melhora perceptível na relação entre os profissionais e, o mais importante, no relacionamento com os pacientes.
Deixar o marketing de lado
Melhorar a visibilidade e autoridade da clínica também são tarefas que competem à gestão. Essa missão pode ser alcançada com o investimento em estratégias de marketing. Desde que respeitadas as normas de publicidade médica do Conselho Federal de Medicina (CFM), investir em ações de marketing é o melhor caminho para atingir esse objetivo.
Embora o sempre eficaz boca a boca seja uma boa forma de promoção, não se pode mais sustentar uma clínica sem o acompanhamento de uma estratégia alinhada aos objetivos do empreendimento. O inbound marketing é, hoje, a melhor forma de se chegar aos pacientes.
Além disso, o marketing digital possibilita todo um planejamento baseado em demandas previamente detectadas. Antes mesmo de “botar a boca no trombone” para divulgar a clínica, já se saberá antecipadamente quem deve ser alcançado e o que fazer para isso. Ou seja, é possível conhecer a persona que você deseja atingir e quais estratégias estão melhores alinhadas à sua forma de consumir informação.
Posteriormente, é possível medir o retorno preciso sobre o investimento realizado. Em mídias tradicionais e no boca a boca, não se pode mensurar o quanto a repercussão das atividades está gerando novos pacientes, o que se torna um empecilho para a gestão de clínicas com objetivos bem delineados.
Você pode se aprofundar mais no assunto com nosso episódio de podcast: “gestores de saúde que prosperam pensam em marketing”. Ouça aqui.
Gestão de clínicas: atenção especial às finanças
Você percebeu que administrar um negócio próprio exige muitas responsabilidades e os gestores precisam manter a saúde financeira da clínica em ótimo estado.
Por isso, listamos um passo a passo do que deve sempre estar no “radar” de quem administra uma instituição médica. Confira:
1. Siga seu planejamento orçamentário
Você fez um planejamento orçamentário da sua clínica? Está acompanhando ele frequentemente ao longo do tempo?
Sem ele, você não sabe quais são seus objetivos, quanto precisa ganhar para manter o negócio funcionando, e muito menos quanto precisa para ampliar seus resultados.
Para ter um ótimo planejamento, é essencial pensar nos seguintes aspectos:
- custos fixos: as despesas fixas são aquelas que se mantêm constantes todos os meses, como o aluguel do imóvel, contas de energia e salário dos colaboradores. Seus preços continuam os mesmos, ou passam por alterações mínimas ao longo do ano;
- custos variáveis: existem algumas despesas que variam de acordo com a quantidade de atendimentos realizados, como materiais descartáveis e impressão de solicitação de exames. Elas são chamadas de custos variáveis, porque você não sabe exatamente quanto elas vão custar no final do mês;
- ponto de equilíbrio: quantos pacientes você precisa atender para pagar todas as despesas do seu consultório? Esse número ou valor gerado é chamado de ponto equilíbrio, pois representa o quanto você precisa gerar de receita para não deixar sua clínica cair no vermelho.
2. Reserve um capital de giro para sua gestão de clínicas
O capital de giro é a parte do seu investimento que irá garantir o funcionamento da clínica ao longo do tempo.
Ele é útil, principalmente, nos primeiros meses de funcionamento do estabelecimento, quando normalmente as receitas não pagam todas as despesas.
Porém, é importante enfatizar que o capital de giro é necessário durante toda a gestão de clínicas.
Você irá utilizá-lo para suprir demandas financeiras como reposição de estoque e situações de emergências. Assim, você consegue uma segurança maior das suas finanças.
3. Registre todas as movimentações financeiras da sua clínica
Para manter a gestão financeira da sua clínica saudável, é fundamental que registre todas as entradas e saídas de dinheiro.
Dessa forma, você consegue visualizar de forma clara como está sendo seu fluxo de caixa, e consegue analisar quais semanas você atende mais pacientes, quais dias possui mais despesas, entre outros aspectos.
4. Separe as contas pessoais das contas da clínica
Como mencionamos anteriormente, uma boa organização não pode ser alcançada se você mistura suas contas pessoais com as profissionais. Afinal, como você consegue saber quais foram as reais despesas da sua clínica?
Você pode pensar que seu negócio não está trazendo retorno quando, na verdade, seu controle financeiro pessoal está ultrapassando o que você de fato ganha.
5. Precifique corretamente
Precificar corretamente não significa apenas calcular quanto custa um procedimento ou consulta. Envolve entender o valor real entregue ao paciente, considerar a estrutura da clínica, o tempo do profissional e o posicionamento desejado no mercado.
Quando a precificação é feita apenas com base no que os concorrentes cobram, o risco é entrar em uma disputa que reduz margens e compromete a sustentabilidade do negócio.
Para chegar a um valor justo e estratégico, é essencial conhecer todos os custos envolvidos, desde materiais descartáveis até despesas fixas como aluguel, folha de pagamento, esterilização e softwares.
Somado a isso, entram fatores como a experiência da equipe, a qualidade dos equipamentos, a segurança oferecida e os diferenciais do atendimento. Tudo isso compõe o valor percebido pelo paciente e deve ser considerado na formação do preço.
6. Controlar os recebíveis dos convênios
Essa é uma das etapas mais importantes da gestão financeira de uma clínica. Mesmo com volume alto de atendimentos, pequenos erros de faturamento, glosas ou atrasos podem comprometer a previsibilidade do caixa. Por isso, não basta apenas enviar as guias: é fundamental acompanhar cada etapa do processo, do envio à confirmação de pagamento.
Um controle eficiente começa com a organização das guias e documentação, garantindo que tudo seja registrado corretamente no sistema. Depois, é preciso conferir se todos os procedimentos realizados foram de fato encaminhados para faturamento, evitando perdas silenciosas.
Acompanhar glosas (e seus motivos) também é essencial, porque além de recuperar valores, isso ajuda a corrigir falhas internas que podem ser recorrentes.
7. Acompanhe os resultados
Por fim, é extremamente importante que você lembre de acompanhar seus resultados constantemente.
Afinal, o planejamento orçamentário que você realizou alguns meses atrás, pode não fazer mais sentido para o seu cenário atual.
Talvez alguma mudança na área da saúde tenha alterado totalmente seu fluxo de atendimentos, e por isso, seu planejamento precisa ser revisto e alterado.
Ficou com alguma dúvida sobre gestão de clínicas?
Sabemos que são muitos os detalhes envolvidos em uma boa gestão de clínicas. No entanto, saiba que você não está só nessa jornada.
Os especialistas em marketing médico da E-Saúde podem ajudá-lo. Caso queira saber mais sobre o assunto e conhecer nosso trabalho, clique aqui e entre em contato.