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Gestão de clínicas: qual o papel dos administradores e dos médicos?

Publicado em 13.03.2017

Gestão de clínicas: qual o papel dos administradores e dos médicos?

Diante da complexidade das atividades que envolvem a rotina de uma clínica, a segmentação dos serviços de acordo com as competências de cada profissional se faz cada vez mais necessária.

Com o objetivo de manter o planejamento, a organização e o controle de todos os aspectos administrativos, a gestão de clínicas é fundamental para otimizar o tempo. Ela também alivia médicos de atividades que, muitas vezes, não são de sua alçada.

No entanto, é preciso conhecer sobre o assunto antes de decidir qual rumo tomar. Quer entender qual é o papel dos administradores e médicos na gestão de uma clínica? Continue a leitura e confira!

O que é a gestão de clínicas?

Enquanto médicos trabalham para salvar vidas, indicar e acompanhar tratamentos, os administradores de empresas aplicam conceitos de eficiência organizacional.

Visão estratégica, liderança, controle de estoque, do fluxo financeiro e de várias demandas que envolvam a gestão são atribuições de um gestor. Contar com apoio de sistemas de informação e manter a motivação da equipe são outros aspectos importantes ao gerenciar um empreendimento médico.

Como ela se aplica?

De maneira geral, a gestão de clínicas compromete-se com metas preestabelecidas, como redução das perdas de materiais e pacientes. É também uma forma de economizar e está ligada ao planejamento.

Seguindo um plano organizacional, o controle das atividades de gestão e de fluxo de caixa é facilitado. Assim, é possível elaborar estratégias visando ao crescimento.

O controle por meio do planejamento ajuda na solução de demandas internas e externas, passando pelas relações humanas, tecnológicas e sociais. Por meio de um gestor, a equipe terá uma referência, gerando bem-estar e aumentando a eficiência nas atividades de cada profissional.

Valorizar princípios e coordenar pessoas também entram no rol de atividades na gestão de clínicas. Outro ponto é a introdução de sistemas de informação para melhorar o diálogo interno e a comunicação com os pacientes.

Nesse contexto, os softwares contribuem com um atendimento eficiente, reduzindo o tempo de espera por uma consulta ou fidelizando os pacientes por meio de campanhas institucionais, além das de marketing digital.

O que esperar de um gestor?

Ao contratar um gestor para sua clínica, é preciso ficar atento às principais características necessárias para o sucesso da função. Entre elas, podemos citar a visão estratégica, ou seja, a aplicação de projetos que estejam sintonizados com os objetivos financeiro e organizacional.

O profissional, seja médico ou administrador, precisa contar com habilidades analíticas para avaliar situações, novos investimentos e redução de gastos. O planejamento é essencial nas atividades diárias, assim os imprevistos serão minimizados.

Liderar e inspirar pessoas são características que não podem fugir desse gestor, já que ele estará diante de muitas personalidades e talentos diferentes. É preciso ter engajamento!

Conhecimentos técnicos em administração, passando por inovações tecnológicas e compromisso social, também são atributos desejáveis.

Quais serão os resultados?

A gestão de clínicas é decisiva para obter ganhos em organização e eficiência nas atividades. Médicos que contam com o apoio de especialistas em gestão podem se dedicar mais a sua atividade-fim.

Quando os processos são claramente definidos, pacientes e colaboradores percebem mais organização. Trata-se, portanto, de uma forma de investir no bem-estar financeiro e na condução dos processos.

Quais erros atrapalham a gestão de uma clínica?

A administração de clínicas estabelece o controle das finanças, o que possibilita investir em melhorias estruturais e ampliar esforços de marketing. No entanto, além das boas práticas, é necessário evitar quatro erros que podem comprometer a saúde financeira de uma clínica. Conheça alguns:

Trabalhar sem metas de gestão

Estabelecer metas faz parte de toda atividade profissional com fins lucrativos. Embora numa clínica o objetivo seja promover a saúde e o bem-estar, se não houver o retorno necessário nas receitas, sua continuidade ficará comprometida.

Nesse sentido, o que se pode fazer é relativamente simples e talvez nem exija grandes investimentos. Tudo começa em estimar quantos pacientes podem ser conquistados num dado período de tempo e trabalhar em cima disso.

O mais importante é que as metas sejam adequadas ao porte da clínica. Afinal, não se pode querer que a clínica atenda a mil pacientes se a capacidade é de, no máximo, 500 por mês.

Não ter controle financeiro adequado

A falta de controle nas finanças é uma das maiores causa mortis de empresas no Brasil. Clínicas médicas, mesmo que prestem um serviço essencial, estão igualmente sujeitas à falência.

É comum médicos que dividem seu tempo com a gestão não visualizarem claramente o que é gasto pessoal e o que deve ser reservado exclusivamente para a clínica.

Não menos importante, deixar de lado o controle diário do fluxo de caixa também é decisivo e um dos maiores erros gerenciais que se pode cometer. Controlar o fluxo é imprescindível; afinal, como esperar retorno sem saber o quanto entra e sai do caixa diariamente?

Como se pode perceber, são medidas relativamente simples, mas que, se negligenciadas, podem minar as finanças.

Não investir no treinamento da equipe

Uma clínica não sobrevive sem um staff adequadamente preparado. Lidar com pacientes requer muito tato, paciência e capacidade para acolher pessoas que, não raro, procuram a  clínica aflitas e com muitas dúvidas.

Portanto, não basta apenas os médicos estarem preparados para atender bem. Recepcionistas, secretárias e até profissionais de apoio devem estar engajados com o bom atendimento.

Esse comprometimento dos profissionais só se conquista com treinamento e muita comunicação. Quando os colaboradores sabem exatamente o que se espera deles, há melhora perceptível nos relacionamentos e, o mais importante, no trato com os pacientes.

Deixar o marketing de lado

Desde que respeitado o Código de Ética Médica, investir em ações de marketing é uma das formas de garantir a saúde financeira.

Embora o sempre eficaz boca a boca seja uma boa forma de promoção, não se pode mais sustentar uma clínica sem o acompanhamento de uma estratégia alinhada aos objetivos do empreendimento.

inbound marketing é hoje a melhor forma de se chegar aos pacientes. O alcance que as redes sociais têm é superior em relação a mídias consideradas outbound, ou seja, de largo alcance.

A desvantagem é que elas não possibilitam mapear precisamente a origem do público que está sendo alcançado e o que fazer para chegar às pessoas certas.

Já o marketing digital possibilita todo um planejamento baseado em demandas previamente detectadas. Antes mesmo de “botar a boca no trombone” para divulgar a clínica, já se saberá antecipadamente quem deverá ser alcançado e o que fazer para isso.

Além disso, posteriormente é possível medir o retorno preciso sobre o investimento realizado. Em mídias tradicionais e no boca a boca, não se pode mensurar o quanto a repercussão das atividades está gerando novos pacientes, o que se torna um empecilho para a gestão de clínicas com objetivos bem delineados.

A gestão de clínicas é um tema que pode gerar muitos debates e suscitar diversas opiniões. Se você pensa assim, siga nossas redes sociais ― FacebookTwitterLinkedIn e Instagram ― e mantenha-se bem informado!

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