Por mais que o core business do seu negócio seja promover a saúde e bem-estar dos pacientes, a gestão de clínicas não deve ser vista como uma atividade secundária. Assim como qualquer empresa, as instituições de saúde também precisam de uma gestão eficiente para alcançar o crescimento e os resultados desejados.
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Diante da complexidade das atividades que envolvem a rotina de uma clínica médica, a segmentação dos serviços de acordo com as competências de cada profissional se faz cada vez mais necessária. Muitos médicos que têm suas próprias clínicas também atuam como gestores das mesmas, mas é preciso ter muita cautela para assumir essa função, sobretudo se o profissional for iniciante.
Como a formação médica não inclui noções de gestão, se arriscar nessa área com pouco ou nenhum conhecimento aprofundado pode acabar trazendo surpresas desagradáveis. Em alguns casos, contar com um gestor profissional pode ser o melhor para garantir o sucesso da gestão de clínicas.
No entanto, é preciso conhecer sobre o assunto antes de decidir qual rumo tomar. Quer entender qual é o papel dos administradores e médicos na gestão de uma clínica? Continue a leitura e confira!
O que é a gestão de clínicas?
Gestão é organizar e monitorar ações administrativas para obter os benefícios planejados e desejados. A fim de gerenciar uma clínica e alcançar os resultados almejados, a gestão envolve a estruturação de uma série de processos, ações de liderança e organização. Esse conjunto de ações é o que irá garantir o funcionamento adequado e contínuo da instituição de saúde
Visão estratégica, liderança, controle de estoque, fluxo financeiro e de várias demandas que envolvam a gestão são atribuições de um gestor. O planejamento estratégico é o grande alicerce de uma gestão bem estruturada, afinal ele contribui para traçar metas a curto e longo prazo, visando o crescimento e fortalecimento da clínica perante o mercado.
Como ela se aplica?
De maneira geral, a gestão de clínicas compromete-se com metas preestabelecidas, como redução das perdas de materiais, controle financeiro e conquista e retenção de pacientes. É também uma forma de reduzir custos nas mais diversas atividades da clínica e promover o investimento de recursos de maneira estratégica a fim de aumentar o retorno financeiro.
Como a base de toda a gestão de clínicas, o planejamento estratégico ajuda na solução de demandas internas e externas, passando pelas relações humanas, tecnológicas e sociais. E por meio de um gestor profissional, a equipe terá uma referência, gerando bem-estar e aumentando a eficiência nas atividades de cada profissional.
Valorizar princípios e coordenar pessoas também entram no rol de atividades na gestão de clínicas, afinal os colaboradores e médicos de uma clínica precisam estar sempre motivados e alinhados com o objetivo da instituição. Outro ponto que deve fazer parte da gestão é a introdução de sistemas de informação para melhorar o diálogo interno e a comunicação com os pacientes.
O que esperar de um gestor?
Enquanto médicos trabalham para salvar vidas, indicar e acompanhar tratamentos, os administradores de empresas aplicam conceitos de eficiência organizacional.
Ao contratar um gestor para sua clínica, é preciso ficar atento às principais características necessárias para o sucesso da função. Entre elas, podemos citar a visão estratégica, ou seja, a aplicação de projetos que estejam sintonizados com os objetivos financeiro e organizacional.
O profissional, seja médico ou administrador, precisa estar apto para avaliar situações, realizar novos investimentos e promover a redução de gastos. O planejamento é essencial nas atividades diárias, assim os imprevistos serão minimizados.
Liderar e inspirar pessoas são características que não podem fugir desse gestor, já que ele estará diante de muitas personalidades e talentos diferentes. É preciso ter engajamento para liderar a equipe.
Supervisionar a infraestrutura e garantir a segurança e a qualidade dos serviços executados também são funções do gestor de clínica. Todas essas funções implicam na necessidade de possuir competências técnicas e comportamentais para que seu trabalho seja realizado da melhor forma possível.
Confira algumas competências necessárias ao gestor:
- conhecimentos técnicas em administração.
- capacidade analítica;
- perfil alinhado a resultados;
- liderança;
- inteligência emocional;
- capacidade de tomar decisões;
- visão estratégica a longo prazo;
- compromisso social.
Quais serão os resultados?
A gestão de clínicas é decisiva para obter ganhos em organização e eficiência nas atividades. A divisão das atividades direcionadas a cada profissional pode trazer melhores resultados. Ou seja, o ideal é que os médicos se dediquem à sua atividade e contem com o apoio de especialistas em gestão para que estes cuidem de todos os processos gerenciais.
Quando os processos são claramente definidos, pacientes e colaboradores percebem mais organização. Trata-se, portanto, de uma forma de investir no bem-estar financeiro e na condução dos processos.
Com atividades bem alinhadas e com um gestor profissional, a clínica tende a ganhar uma melhor estruturação de todos os processos. E isso pode se refletir em maior visibilidade e reputação no mercado, contribuindo para a atração e fidelização de pacientes, maior rentabilidade e crescimento acelerado.
Quais erros atrapalham a gestão de uma clínica?
Além das boas práticas em todos os processos envolvidos na gestão de uma clínica, é necessário evitar alguns erros que podem comprometer a saúde financeira e os resultados de sua clínica. Conheça os principais:
Trabalhar sem metas de gestão
As metas são o que impulsiona qualquer empresa a crescer mais. Estabelecer metas faz parte de toda atividade profissional com fins lucrativos. Embora em uma clínica o objetivo seja promover a saúde e o bem-estar, se não houver o retorno necessário nas receitas, sua continuidade ficará comprometida.
Nesse sentido, o que se pode fazer é relativamente simples e talvez nem exija grandes investimentos. Boas metas são estimar quantos pacientes podem ser conquistados em um dado período de tempo, quantos procedimentos cirúrgicos os médicos desejam realizar em um mês, qual o crescimento nas redes sociais que a clínica deseja conquistar, etc.
O mais importante é que as metas sejam realistas e adequadas ao porte da clínica. Afinal, não se pode querer que a clínica atenda a mil pacientes se a quantidade e capacidade dos profissionais é de, no máximo, 500, por exemplo.
Não ter controle financeiro adequado
A falta de controle nas finanças é uma das maiores causa mortis de empresas no Brasil. Clínicas médicas, mesmo que prestem um serviço essencial, estão igualmente sujeitas à falência.
É comum médicos que dividem seu tempo com a gestão não visualizarem claramente sobre o que é gasto pessoal e o que deve ser reservado exclusivamente para a clínica. Por isso, separar as finanças da clínica das finanças pessoais é uma prática essencial para que você possa ter maior controle financeiro sobre todos os processos.
Não menos importante, deixar de lado o controle diário do fluxo de caixa também é decisivo e um dos maiores erros gerenciais que se pode cometer. Controlar o fluxo é imprescindível; afinal, como esperar retorno sem saber o quanto entra e sai do caixa diariamente?
No controle financeiro, todos os gastos devem ser colocados na ponta do lápis, até gastos mais simples com a compra de papel toalha para os banheiros, por exemplo. Como se pode perceber, são medidas relativamente simples, mas que, se negligenciadas, podem minar as finanças.
Não investir no treinamento da equipe
Uma clínica não sobrevive sem um staff adequadamente preparado. Lidar com pacientes requer muito tato, paciência e capacidade para acolher pessoas que, não raro, procuram a clínica aflitas e com muitas dúvidas.
Portanto, não basta apenas os médicos estarem preparados para atender bem. Recepcionistas, secretárias e até profissionais de apoio devem estar engajados com o bom atendimento.
Esse comprometimento dos profissionais só se conquista com treinamento e muita comunicação. Quando os colaboradores sabem exatamente o que se espera deles, há melhora perceptível na relação entre os profissionais e, o mais importante, no relacionamento com os pacientes.
Deixar o marketing de lado
Melhorar a visibilidade e autoridade da clínica também são tarefas que competem à gestão. Essa missão pode ser alcançada com o investimento em estratégias de marketing. Desde que respeitado o Manual de Publicidade Médica do CFM, investir em ações de marketing é o melhor caminho para atingir esse objetivo.
Embora o sempre eficaz boca a boca seja uma boa forma de promoção, não se pode mais sustentar uma clínica sem o acompanhamento de uma estratégia alinhada aos objetivos do empreendimento. O inbound marketing é, hoje, a melhor forma de se chegar aos pacientes. O alcance que as estratégias digitais possuem é expressivamente superior em relação a mídias consideradas outbound, afinal o paciente se tornou digital.
O marketing digital possibilita todo um planejamento baseado em demandas previamente detectadas. Antes mesmo de “botar a boca no trombone” para divulgar a clínica, já se saberá antecipadamente quem deve ser alcançado e o que fazer para isso. Ou seja, é possível conhecer a persona que você deseja atingir e quais estratégias estão melhores alinhadas à sua forma de consumir informação.
Além disso, posteriormente é possível medir o retorno preciso sobre o investimento realizado. Em mídias tradicionais e no boca a boca, não se pode mensurar o quanto a repercussão das atividades está gerando novos pacientes, o que se torna um empecilho para a gestão de clínicas com objetivos bem delineados.
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